Hvordan forberede dokumenter før oversettelse
Kort forarbeid gir kortere leveringstid og færre spørsmål underveis. Her er en gjennomgang av hva som bør være på plass før et dokument sendes til oversettelse.
Et dokument som er klargjort før det sendes til oversettelse, blir raskere ferdig, koster mindre å behandle og gir færre avklaringsrunder underveis. Forarbeidet tar sjelden mer enn et kvarter.
Send den endelige versjonen
Dette er det viktigste punktet. Et dokument som fortsatt er under arbeid, må oversettes på nytt når det endres, og delvise oppdateringer er en betydelig kilde til feil: rettelser gjøres i én versjon og ikke i den andre.
Skal dokumentet gjennom en intern godkjenningsrunde, vent til den er ferdig. Er det helt nødvendig å starte før teksten er endelig, si fra om hvilke deler som fortsatt kan endres, slik at de kan behandles til slutt.
Send originalfilen, ikke bare en utskrift
En redigerbar fil – typisk Word – gjør at struktur, tabeller, overskriftsnivåer og fotnoter kan videreføres direkte. En PDF eller en skanning gjør at layouten må bygges opp på nytt.
Har du bare PDF, går det fint, men det tar lengre tid. Har du begge deler, send begge. Dette er behandlet i detalj i PDF eller Word ved dokumentoversettelse?.
Sjekk at skanninger er lesbare
Skal du sende et skannet dokument, ta et raskt kvalitetstjek først:
- Er hele siden med, uten avkuttede marger?
- Står sidene rett vei, og er de ikke skjeve?
- Er små skrifttyper og fotnoter lesbare når du zoomer inn?
- Er håndskrevne tilføyelser og stempler synlige?
Er svaret nei på noe av dette, er en ny skanning nesten alltid raskere enn en avklaringsrunde i etterkant. Skann i gråtoner eller farger framfor ren svart-hvitt, som ofte fjerner svake detaljer.
Oppgi språkpar og formål
To linjer i forespørselen sparer en runde med spørsmål:
- Hvilket språk dokumentet er på, og hvilket språk det skal til.
- Hva dokumentet skal brukes til, og hvem som skal lese det.
Det andre punktet er det som styrer tone og formalitetsnivå. Et vedtaksbrev, et informasjonsskriv og en intern rutine krever ulik språkføring selv om innholdet er det samme.
Er språket i dokumentet en bestemt variant – for eksempel en spesifikk kurdisk variant, eller britisk mot amerikansk engelsk – oppgi det. Det er en enkel avklaring på forhånd og et større problem i etterkant.
Marker hva som ikke skal oversettes
Mange dokumenter inneholder deler som skal stå urørt:
- Logoer, brevhoder og signaturfelt
- Sitater fra lovtekst som skal beholdes på originalspråket
- Vedlegg som allerede foreligger på målspråket
- Systemnavn, produktnavn og kodeverdier
- Adresser og referansenumre
Si fra om dette på forhånd. Det påvirker både omfang og pris.
Legg ved terminologi hvis du har det
Har virksomheten en begrepsliste, en ordbok eller tidligere oversettelser til samme formål, send dem med. Dette er det enkeltbidraget som gir størst utslag på kvaliteten, fordi det avgjør om det nye dokumentet snakker samme språk som de gamle.
Har du ingen liste, er selv en kort oppramsing nyttig: interne forkortelser, stillingsbetegnelser, avdelingsnavn og systemnavn med den skrivemåten virksomheten faktisk bruker.
Oppgi omfang og frist
Antall sider sier lite alene – en side kan inneholde 80 eller 800 ord. Oppgi ordantall hvis du har det. I Word finner du det under Se gjennom → Ordtelling; i PDF-lesere finnes det sjelden, og da er sideantall pluss en beskrivelse av tettheten et brukbart anslag.
Oppgi en reell frist, ikke en «så fort som mulig». En konkret dato gjør det mulig å planlegge, og gjør det tydelig med én gang om fristen er realistisk.
Tenk gjennom hva som faktisk må sendes
Inneholder dokumentet personopplysninger eller forretningssensitivt materiale som ikke er nødvendig for oversettelsen, bør det avklares før innsending. I noen tilfeller er det tilstrekkelig å oversette et utdrag, eller å sende dokumentet med enkelte felt fjernet.
Send ikke hele arkiver eller mappestrukturer «for sikkerhets skyld». Send det som skal oversettes.
Sjekkliste
Før du sender:
- Dokumentet er i endelig versjon
- Originalfilen er med, ikke bare PDF
- Eventuelle skanninger er lesbare og komplette
- Kildespråk og målspråk er oppgitt
- Formål og mottaker er beskrevet
- Deler som ikke skal oversettes er markert
- Begrepsliste eller tidligere oversettelser er lagt ved
- Omfang og frist er oppgitt
- Unødvendige sensitive opplysninger er vurdert
Videre lesing
Du kan sende oppdraget direkte via forespørselsskjemaet, eller lese mer om dokumentoversettelse.