PDF eller Word ved dokumentoversettelse?
Filformatet påvirker både leveringstid og hvor mye av oppsettet som kan videreføres. Slik skiller PDF, Word og skannede dokumenter seg fra hverandre i praksis.
Kort svar: send Word hvis du har det. Send PDF hvis det er alt du har – det går fint, men det tar lengre tid og gir mindre kontroll over oppsettet.
Under er begrunnelsen, og hva du kan forvente i hvert tilfelle.
Word og andre redigerbare formater
I en .docx-fil ligger teksten som tekst, og formateringen som egne opplysninger knyttet til teksten. Det betyr at et avsnitt som er merket som overskrift, forblir en overskrift når innholdet byttes ut. Det samme gjelder punktlister, tabellceller, fotnoter og sidebrytninger.
Praktiske følger:
- Oppsettet i det oversatte dokumentet følger originalen uten at det må bygges opp på nytt.
- Ordtellingen er nøyaktig, så omfang og frist kan anslås presist.
- Tabeller forblir tabeller, og kan redigeres videre av deg etterpå.
- Du får tilbake en fil du kan arbeide i, ikke bare lese.
Det samme gjelder i praksis for .doc, .rtf, .odt og ren .txt. Tekstfiler har ingen formatering å bevare, men er ellers uproblematiske.
Én ting bør du være klar over: tekst som er lagt inn som bilde i et Word-dokument – en skjermdump av en tabell, en innlimt figur med tekst – er ikke tekst for datamaskinen. Slike elementer må håndteres særskilt, og det er verdt å nevne dem i forespørselen.
PDF er et visningsformat. Det er laget for at et dokument skal se likt ut overalt, ikke for at innholdet skal endres. Det finnes to typer, og forskjellen er stor.
PDF med tekstlag er eksportert fra et tekstbehandlingsprogram. Teksten kan markeres og kopieres. Innholdet kan hentes ut, men strukturen – hva som var en overskrift, hvor en tabell begynte – følger ikke alltid med. Det oversatte dokumentet leveres derfor normalt som et nytt Word-dokument som følger originalens struktur, ikke som en visuelt identisk PDF.
Skannet PDF er bilder av sider. Her finnes ingen tekst i det hele tatt, bare piksler. Innholdet må leses av et menneske eller kjøres gjennom tekstgjenkjenning som deretter må kontrolleres manuelt. Dette er den mest tidkrevende varianten.
En rask test: åpne PDF-en og prøv å markere en setning med musen. Får du markert teksten, har filen et tekstlag. Får du bare markert et rektangel over hele siden, er det en skanning.
Skannede og fotograferte dokumenter
Attester, vedtak, vitnemål og eldre dokumenter foreligger ofte bare på papir. Det er helt vanlig, og de kan oversettes – men kvaliteten på skanningen avgjør hvor mye tid det tar.
Det som hjelper:
- Skann i minst 300 dpi
- Bruk gråtoner eller farge, ikke ren svart-hvitt
- Legg dokumentet rett, uten skjeve sider
- Få med hele siden, inkludert marger, stempler og signaturer
- Skann fra originalen, ikke fra en kopi av en kopi
Bilder tatt med mobilkamera fungerer hvis de er skarpe, tatt rett ovenfra og i godt lys. Skygger fra hånden eller telefonen over teksten er den vanligste årsaken til at et bilde må tas på nytt.
Hva med layout?
Et vanlig ønske er at det oversatte dokumentet skal se nøyaktig ut som originalen. Det er mulig, men det er en egen oppgave – ombrekking – som kommer i tillegg til selve oversettelsen.
Én ting er verdt å vite uansett: tekstlengden endrer seg ved oversettelse. Fra norsk til engelsk blir teksten ofte kortere; motsatt vei blir den gjerne lengre. Utslaget er typisk mellom 10 og 25 prosent. Det betyr at et dokument med stramt oppsett – tabeller med faste kolonnebredder, tekst i bokser, sider som fylles helt ut – vil endre utseende, uansett hvor nøye ombrekkingen gjøres.
Er dokumentet designet i InDesign, Canva eller et lignende verktøy, er det som regel enklest at oversettelsen leveres som ren tekst, og at du eller designeren setter den inn i malen.
Oppsummert
| Du har | Send | Forventet resultat |
|---|---|---|
| Word-fil | .docx |
Oppsettet følger originalen |
| PDF eksportert fra Word | PDF + originalfilen hvis mulig | Struktur bevart, layout gjenskapt |
| PDF med tekstlag | Ryddig Word-dokument som følger strukturen | |
| Skannet dokument | PDF i god oppløsning | Ryddig Word-dokument, lengre leveringstid |
| Designfil | Eksportert tekst | Tekst til innsetting i malen |
Videre lesing
Se hvilke formater vi tar imot på siden om dokumentoversettelse.